Zodra je je mensen gaat opvoeren in je salarisadministratie, heb je het fiscale jaarloon van je medewerker nodig. Voor een nieuwe medewerker – zeker wanneer het de eerste is – blijft dat vaak een schatting. Ongeveer 13 x het bruto maandsalaris, toch? Of is dat te kort door de bocht?
Het fiscale jaarloon is de som van alle vergoedingen en aftrekposten waarover loonheffingen moeten worden betaald, ook wel belastbaar loon genoemd. Dus het brutoloon dat bijvoorbeeld per maand wordt uitgekeerd, plus alle toeslagen die belast worden met loonheffingen. Denk hierbij aan bonussen, een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag of een dertiende maand.
Wie voor het eerst zijn medewerker gaat invoeren in zijn salarisadministratie moet voor elke medewerker het zogeheten fiscale jaarloon invullen. Zo kan de salarissoftware (of je boekhouder) het percentage bepalen om de loonheffingen over de incidentele uitbetalingen te berekenen, zoals over vakantiegeld of over overwerkvergoeding. De loonheffingen over bijvoorbeeld vakantiegeld, bonus of een dertiende maand vind je terug in de witte tabel bijzondere beloning. Deze percentages zijn anders dan loonheffingen voor bijvoorbeeld het maandelijkse salaris, die je terugvindt in de witte maandtabel.
Fiscaal jaarloon wordt voor medewerkers die al een tijdje in dienst zijn gebaseerd op het fiscale jaarloon dat op de jaaropgave staat van afgelopen jaar. Veel salarissoftwarepakketten, zoals Loket.nl, berekenen dan automatisch wat het fiscale jaarloon zal zijn voor het daaropvolgende jaar. Stap je over van een ander salarispakket naar Loket.nl? Dan kun je zelf op basis van het fiscale jaarloon dat op de jaaropgave staat van vorig jaar een berekening maken voor het komende jaar. Voor een nieuwe medewerker, mogelijk ook in een nieuwe functie met andere arbeidsvoorwaarden, moet je zelf een schatting maken.
Valt je medewerker niet onder een cao en keer je alleen 8 procent vakantiegeld uit, dan is de bekende berekening voor het fiscale jaarloon inderdaad niet zo ingewikkeld. Een paar voorbeelden.
Indien van toepassing kun je hier een dertiende maand, een eindejaarsuitkering of een andere (cao-gerelateerde) toeslag bij optellen. Cao-gerelateerde toeslagen vind je meestal terug in je salarissoftware. Vraag je accountant of salarissoftwareprovider waar je dit overzicht kunt vinden. Vergeet niet om het fiscale loon voor parttimers naar rato te berekenen.
Als werkgever betaal je misschien ook een pensioenpremie voor je medewerker. In veel gevallen betaalt je medewerker zelf ook een pensioenbijdrage. Het deel dat je werknemer zelf betaalt, behoor je af te trekken van het fiscale loon.
Personeelsleden die een auto van de zaak rijden, zien de bijtelling terug op hun loonstrook – dit is een bedrag dat eveneens behoort tot het fiscale loon en waarover loonheffing moet worden betaald. Betaalt iemand een eigen bijdrage, dan behoor je dat bedrag weer van het fiscale loon af te trekken.
Bonussen die gerelateerd zijn aan targets of andere prestaties, beïnvloeden het fiscale jaarloon uiteraard ook, al weet je aan het begin van het jaar nog niet of ze ook worden uitgekeerd. Gelukkig komt het schatten van het fiscale jaarloon niet aan op een paar euro. Wat je met name wilt voorkomen is dat je medewerker een flinke naheffing krijgt, omdat hij door de bonus in een hogere belastingschijf terechtkomt. Check voor de zekerheid of je medewerker op de grens zit van een belastingschijf. Schat vervolgens het fiscale loon liever te hoog in dan te laag om te voorkomen dat je medewerker een naheffing Inkomstenbelasting krijgt van de Belastingdienst.