Beoordelingsgesprekken voeren: niet de meest favoriete taak van veel ondernemers, maar wel noodzakelijk om je mensen en je bedrijf te laten groeien. Een goede voorbereiding van deze gesprekken is het halve werk. Al vraag je je misschien af of je wel genoeg over het werk van bepaalde collega’s weet om tot een eerlijke beoordeling te komen. En hoe blijf je zelf een objectieve gesprekspartner? Of hoe houd je een beoordeling positief en je medewerker gemotiveerd? Deze vijf tips helpen je verder.
Tip 1: Zorg dat het doel van je beoordelingsgesprek helder is
Een beoordelingsgesprek is niet verplicht voor bedrijven zonder cao. Je bent als werkgever vrij om te doen wat jou goeddunkt. Als je regelmatig feedback geeft, kan dat ook voldoende zijn. Besluit je om beoordelingsgesprekken te voeren met je medewerkers, communiceer dan duidelijk wat het doel is van deze gesprekken. De drie meest voorkomende doelen, eventueel gecombineerd, zijn:
- Terugkijken
- Belonen
- Vooruitkijken
Het is aan jou om te bepalen of je de beoordeling koppelt aan salaris. Wat je ook doet, wees duidelijk over wat je mensen van het gesprek kunnen verwachten. Zo voorkom je dat iemand tijdens een beoordelingsgesprek toch over salarisverhoging begint, terwijl dat niet het doel is van het gesprek.
Tip 2: Laat collega’s elkaar feedback geven
Directe collega’s elkaar feedback laten geven, geeft jou als ondernemer een beter beeld van hoe mensen functioneren binnen het team. Feedback geven is spannend en niet iedereen weet hier goed mee om te gaan. Eén van onze eigen collega’s vergelijkt de feedbackronde met een bokswedstrijd. De één incasseert gelaten, de ander blijft om de zaken heendraaien en durft geen klappen uit te delen. Ook hoe je feedback geeft of ontvangt, zegt wat over de soft skills van je mensen. De essentie van feedback zit hem echter niet in het uitdelen of incasseren van klappen. Het gaat om het leerproces dat volgt. En daar speel jij als leidinggevende een belangrijke rol in. Geef je mensen tips hoe ze bepaalde vaardigheden en competenties kunnen ontwikkelen. Koppel doelen aan die ontwikkelingen, hoe groot of klein ze ook zijn.
Tip 3: Beoordeel op de doelen die je samen hebt opgesteld
Een werknemer eerlijk beoordelen kan alleen als je doelen hebt opgesteld en deze hebt gecommuniceerd, bij voorkeur vanaf het begin van het dienstverband. Wat verwacht je van je medewerker, zowel in gedrag als met betrekking tot de werkzaamheden? Zo zorg je dat je je medewerker richting geeft en voorkom je dat je tijdens het eerste evaluatie- of beoordelingsgesprek niet weet hoe je de beoordeling opbouwt of op basis waarvan je iemand evalueert. Is iemand al langer in dienst? Betrek je medewerker dan bij het opstellen van die doelen. Zo maak je van een beoordeling ook direct een persoonlijk ontwikkelplan.
Tip 4: Zo blijf je objectief
Probeer je tijdens een beoordelingsgesprek niet te laten beïnvloeden door persoonlijke sympathieën of antipathieën. Laat je leiden door concrete feiten en gedrag. Mocht je targets hebben gekoppeld aan een rol, dan is het makkelijker evalueren, mits ze meetbaar zijn. Gedrag is wat lastiger te beoordelen. Wil je zo objectief mogelijk blijven, baseer je oordeel dan strikt op waarneembaar gedrag. Begin bijvoorbeeld met het schetsen van de situatie en achterhaal eerst waarom iemand zich op een bepaalde manier gedraagt, zonder daar je oordeel over klaar te hebben. Het helpt je inzicht te krijgen in het getoonde gedrag van je medewerker. Misschien had je dit verkeerd geïnterpreteerd of ligt er iets totaal anders aan ten grondslag. Vervolgens kun je vanuit jouw perspectief of jullie kernwaarden aangeven welk gedrag jij als toegevoegde waarde ziet voor je bedrijf.
Tip 5: Focus op het positieve
Veel medewerkers ervaren een beoordelingsgesprek als demotiverend als de focus ligt op wat er niet goed gaat en wat beter kan. Waarderend beoordelen – ook wel appreciative inquiry genoemd – gaat uit van het positieve, namelijk waar je medewerker goed in is. Wat is de bijzondere kracht van deze collega? Denk daarbij niet alleen aan kennis, maar ook aan vaardigheden. Groeiende bedrijven zijn juist gebaat bij mensen die bepaalde soft skills bezitten. Overtuigingskracht en goed kunnen luisteren bijvoorbeeld zijn vaardigheden waar mensen zich niet altijd bewust van zijn. Ze zien dit als een vanzelfsprekendheid in plaats van een kracht. Wellicht kan hij of zij die vaardigheden ook inzetten bij de werkzaamheden die wat minder goed gaan. Laat je medewerker daar zelf over nadenken. Of onderzoek samen hoe je zijn sterke skills in een andere rol kan toepassen, als je die skills elders binnen het bedrijf nodig hebt. Koppel de doelen aan het potentieel van je medewerker en je medewerker loopt een stuk gemotiveerder het beoordelingsgesprek uit.
