Wist je dat je veel personeelskosten onbelast kunt vergoeden? Denk eens aan een kerstpakket, een zakelijke lunch of een personeelsborrel. Vaak worden voor deze kostenposten in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) benut. Maar wist je dat er nog andere regelingen zijn die je kunt gebruiken, voordat je de vrije ruimte inzet? In deze blogpost leggen wij jou uit welke er zijn, en hoe het werkt.
Welke regelingen zijn er?
Er zijn verschillende regelingen binnen de werkkostenregeling waarmee je kosten voor je personeel belastingvrij kunt vergoeden, zoals de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld, en is vrij flexibel. Je kunt dus verschillende personeelskosten onbelast vergoeden binnen de vrije ruimte. Maar voordat je de vrije ruimte benut, kun je van andere regelingen gebruikmaken. Zo kun je uiteindelijk meer personeelskosten onbelast vergoeden. We zetten ze voor je op een rij:
1. Gerichte vrijstellingen
De Belastingdienst heeft een aantal vergoedingen gedefinieerd waar je geen belasting over hoeft te betalen. Denk aan:
- Thuiswerkvergoeding
- Reiskostenvergoeding
- Zakelijke overnachting
- Opleidingen
- Laptops
- Verhuiskosten als je medewerker onder bepaalde voorwaarden dichterbij werk komt wonen.
Ook voorzieningen zoals een beeldscherm of bureaustoel vallen hieronder. Zolang ze aan de Arbowet voldoen, hoef je hiervoor niet de vrije ruimte te gebruiken.
2. Intermediaire kosten
Kosten die je werknemer voorschiet om zijn werk te kunnen doen noem je intermediaire kosten. Denk hierbij aan parkeerkosten van een auto van de zaak bij de klant, een zakelijke lunch met klanten of relatiegeschenken. Vaak declareert je medewerker dit soort kosten door middel van bonnetjes.
3. Nihilwaarderingen
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen zoals een bureau, kopieerapparaat en zelfs een fitnessruimte op kantoor mag je als nihil waarderen, omdat het privévoordeel voor de medewerker minimaal is. Ook consumpties zoals koffie, thee en fruit vallen hieronder, zolang het geen volledige maaltijd betreft.
Thuiswerken en reiskosten
Ook kosten die gemaakt worden om thuiswerken mogelijk te maken kunnen onbelast vergoed worden als gerichte vrijstelling. De fiscus hanteert hierbij een bedrag van €2,35 (2024) wat per thuiswerkdag onbelast vergoed mag worden. De thuiswerkvergoeding is ter dekking van de kosten van de werknemer voor extra gas- water en lichtkosten, de kosten voor koffie en thee, wc-papier en zelfs het gebruik – via afschrijvingen – van het bureau en bureaustoel. De thuiswerkvergoeding mag ook worden uitbetaald als je maar een deel van de dag thuis werkt en aansluitend naar een externe afspraak gaat.
Naast de onbelaste thuiswerkvergoeding bestaat ook de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer. Hierbij is het belangrijk om te weten dat het niet is toegestaan om voor dezelfde dag een thuiswerkvergoeding uit te betalen en een reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer. In dat geval zul je dus een keuze moeten maken welke van de twee onbelaste vergoedingen je voor die dag aan de werknemer uitbetaald.
De vrije ruimte
De vrije ruimte is onderdeel van de WKR. Het is het bedrag dat je als werkgever belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers. De hoogte van de vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom van alle werknemers bij één werkgever. Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden voor de vrije ruimte binnen de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers.
Een rekenvoorbeeld:
Je organiseert een (online) kerstfeest aan het einde van het jaar. Je totale fiscale loonsom is 300.000 euro. Per jaar mag je de kosten van deze personeelsfeestjes – ook online feesten vallen hieronder – onbelast wegboeken onder de werkkostenregeling tot een bedrag van €5.760 (= 1,92% x € 300.000). Besteed je gedurende het jaar toch meer – zeg 10.000 euro – aan deze feestjes, of aan andere werkkosten, dan mag je voor €5.760 in je vrije ruimte wegboeken, maar moet je over de resterende kosten van €4.240 80% eindheffingsloon afdragen. In dit geval dus een bedrag van €3.392. De oorspronkelijke kosten van de werkkosten van €10.000 vallen daarmee feitelijk dus veel hoger uit. Tel je de extra te betalen eindheffing WKR er bij op, kosten de werkkosten jou als werkgever in totaal dus €13.392.
Hoe houd je overzicht over je vrije ruimte?
Het lastige aan de werkkostenregeling is dat je nooit helemaal zeker weet hoe hoog je totale loonsom zal uitpakken. Je neemt nieuwe mensen aan, maar er gaan ook mensen weg. Je kunt natuurlijk je accountant telkens om een overzicht vragen. Of je checkt zelf in je salarisadministratie hoeveel vrije ruimte je nog over hebt, mits je salarispakket hier een oplossing voor aanbiedt. In Loket.nl vind je bijvoorbeeld het overzicht werkkostenregeling, waarmee je precies kunt zien hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt. Ook kun je zelf de kosten wegboeken onder de WKR.
Bonussen en de WKR
Voor het uitkeren van bonussen is geregeld gebruik gemaakt van de vrije ruimte. Zelfs als de bonus buiten de vrije ruimte valt, kun je met 80% eindheffing voordeliger uitkomen dan wanneer je de gebruikelijke loonbelasting betaalt.
Een rekenvoorbeeld:
Stel, je geeft één van je medewerkers een bonus van 1000 euro. Je boekt dit weg onder de werkkostenregeling. Helaas blijk je je vrije ruimte al volledig gebruikt te hebben voor andere personeelsvergoedingen. Dus moet je 80% belasting betalen over deze bonus, wat neerkomt op 800 euro. Deze medewerker is je waardevolste kracht en valt in belastingschijf 4 – hij betaalt 52%. Je zou hem dan 2083 euro in plaats van 1800 euro moeten betalen om hem diezelfde bonus van 1000 euro netto te kunnen geven. De werkkostenregeling pakt dus alsnog goedkoper voor je uit dan wanneer de bonus als loon belast wordt.
Onbelaste vergoedingen van maximaal €2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst inmiddels als gebruikelijk. Je voldoet daarmee aan de zogenaamde “Gebruikelijkheidstoets”. Simpel uitgelegd, betekent dit dat in dit voorbeeld de bonus maximaal 30% mag afwijken van vergelijkbare gevallen én redelijk moet zijn. Wanneer de rechter de uitgekeerde bonus toch ongebruikelijk vindt, moet er alsnog loonbelasting worden afgedragen over het uitgekeerde bedrag.
Bedenk goed wat je met je vrije ruimte doet
Er zijn werkgevers die de vrije ruimte gebruiken om een laptop onbelast te kunnen vergoeden. Onnodig, want een laptop mag je volgens de Belastingdienst al als gerichte vrijstelling beschouwen. Bovendien mag je een laptop ook als nihil waarderen, omdat deze gerelateerd is aan je werkplek.
Consumpties die tijdens personeelsfeestjes op het werk worden genuttigd, mag je eveneens onbelast vergoeden vanwege de nihilwaardering. Organiseer je een online borrel, dan is dit niet meer gerelateerd aan de werkplek en vallen de kosten wél in de vrije ruimte.
Wil je meer weten over de WKR in 2024? Download de whitepaper van Loket.nl.
