Vanaf 1 april 2021 mogen werkgevers geen vaste reiskostenvergoeding meer geven aan medewerkers die minder dan 128 dagen per jaar naar dezelfde werkplek reizen. Wat betekent dit voor je salarisadministratie?
Minder vaak een vaste vergoeding
Dat betekent dat de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 april 2021 alleen van toepassing is voor medewerkers die minimaal 128 dagen per jaar naar hun werkplek reizen. Omdat veel medewerkers tegenwoordig thuiswerken komt de vaste reiskostenvergoeding waarschijnlijk veel minder vaak voor onder personeelsleden. Werknemers die grotendeels thuiswerken kunnen de incidentele reiskosten wel nog per declaratie of op basis van nacalculatie vergoed krijgen, tot een maximaal bedrag van €0,23 per kilometer belastingvrij.
Geen vaste thuiswerkvergoeding
Sinds de invoering van de thuiswerkvergoeding heb je ook te maken met een fiscale voorwaarde. Voor een vaste thuiswerkvergoeding geldt dat je die alleen mag uitbetalen als de werknemer op 25 dagen van het kalenderjaar thuis werkt. Die 25 dagen zijn weer gebaseerd op 1/5 van de eerder genoemde 128 dagen bij de reiskostenvergoeding. Als niet duidelijk is of je werknemer inderdaad 25 dagen per kalenderjaar thuis werkt, of omdat je daar helemaal niet op wilt letten, kunnen de werknemers die thuiswerken ook hun thuiswerkdagen per declaratie of op basis van nacalculatie vergoed krijgen, tot een maximaal bedrag van €2,35 per dag belastingvrij.
Medewerkers reiskosten en/of thuiswerkvergoeding laten declareren
Sommige werkgevers hebben te maken met het incidenteel vergoeden van reiskosten en/of thuiswerkvergoeding. En dus zullen zij de dagen in kaart moeten gaan brengen waarop medewerkers op het werk aanwezig zijn en wanneer ze thuis werken. Wie slim is, legt de verantwoordelijkheid om dit bij te houden bij de medewerker zelf.
De werkgever of salarisadministrateur hoeft de ingediende declaratie, ook wel mutatie genoemd, enkel te accorderen. De gemaakte reiskosten en/of de thuiswerkdagen worden netjes op datum opgeslagen en verrekend bij de volgende loonbetaling. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij je medewerker en niet zelf fysieke aanwezigheid bij te gaan houden, bespaar je een hoop tijd. Daarnaast synchroniseer je direct met je salarissoftware en zorg je voor een snelle uitbetaling van de vergoedingen.
