Onboarden, een hippe term voor inwerken? Ja en nee. Vaak worden de twee termen door elkaar gebruikt. Toch is inwerken niet identiek aan onboarden.
Inwerken houdt in dat een nieuwe collega in staat is diens taken uit te voeren en de weg kent binnen de organisatie. De één heeft een laptop met softwareprogramma’s nodig om zijn taken uit te kunnen voeren, de ander een labjas en een kast met pipetten en petrischaaltjes. Misschien moeten er richtlijnen worden gevolgd of zijn er bepaalde eisen waar het werk aan moet voldoen.
Om wegwijs te raken binnen het bedrijf heeft je nieuwe collega een aantal praktische zaken nodig. Denk bijvoorbeeld aan een pasje of sleutel om binnen te komen, weten hoe je je ziekmeldt of waarvoor je bij welke collega terecht kan. Ook afkortingen of jargon moet een nieuwe collega zich eigen maken.
Zodra iemand zijn taken correct uitvoert en zijn weg kent in de organisatie, is het inwerkproces bij veel bedrijven klaar. Terwijl een onboarding veel verder gaat.
Dat medewerkers de gevraagde taken uitvoeren is mooi, maar het liefst wil je dat ze met je meedenken en weten wat de ondernemer voor ogen heeft met het bedrijf. Onboarden refereert vaak naar het betrokken maken van medewerkers.
Het begrijpen van de missie speelt een belangrijke rol bij die betrokkenheid. Een missie gaat over wie je bent als organisatie en welk doel wordt nagestreefd. Nieuwe collega’s, ofwel onboardees, die het hogere doel van je bedrijf begrijpen, kunnen gericht een bijdrage leveren. Zo wil Tesla de wereldwijde transitie naar duurzame energie versnellen. Zo’n missie spreekt van een groter doel dan alleen auto’s verkopen en biedt een breder kader om mee te werken. Een bedrijf als Dove bijvoorbeeld heeft als missie om het zelfvertrouwen van vrouwen en vooral jonge meisjes positief te beïnvloeden. Elke marketeer die bij Dove begint, weet direct welk gevoel een campagne moet achterlaten.
Niks maakt je onboardee onzekerder dan niet weten wat er van hem verwacht wordt. Het is een algemene misvatting dat verantwoordelijkheden en taken duidelijk zijn geworden in het sollicitatiegesprek. Uit een onderzoek van de Vlerick Business School blijkt zelfs dat 64% van de nieuwkomers in de eerste maanden met vragen zitten over hun functie en rol.
Tijdens het onboarden is het gebruikelijk om stil te staan bij de verwachtingen. Er wordt bijvoorbeeld in de eerste week al met de leidinggevende besproken welke taken en verantwoordelijkheden er bij de functie horen en wat de organisatie verwacht van de rol.
Verwachtingen uitspreken is één. Duidelijk zijn over hoe je succesvol kunt worden is tevens onderdeel van onboarden. Een steeds vaker terugkerend onderdeel van onboarding is de uitleg van de ondernemer of iemand van HR over de kernwaarden van het bedrijf én hoe dit mee wordt genomen in de beoordeling. Zo weet elke nieuwe medewerker met een beetje ambitie tenminste hoe je carrière maakt in het bedrijf.
Lees meer over het opbouwen van een succesvol onboardingprogramma.
Je ergens thuisvoelen en goede sociale contacten opbouwen met collega’s hoort ook bij onboarding. Nu het gros van de mensen thuiswerkt vanwege corona is dit wellicht moeilijker te realiseren, maar daarom juist nog belangrijker om te faciliteren. Het gevoel onderdeel te zijn van een familie zorgt ervoor dat de onboardee goed kan samenwerken en ook na de proeftijd nog voor je wil blijven werken.
Iemand zich snel thuis laten voelen begint bij een warme ontvangst, soms zelfs direct nadat het contract getekend is. Een onboardee ontvangt bijvoorbeeld een welkomstpakket of een bos bloemen. Kennismakingsgesprekjes zijn veelal standaard onderdeel van zowel het inwerken als het onboarden. Waar het bij inwerken vaak blijft bij een voorstelronde, wordt tijdens een onboardingproces ook aandacht besteed aan het leren kennen van collega’s op persoonlijk vlak. Denk aan een introductie waar collega’s elkaars hobby’s of interesses moeten achterhalen of een (online) pubquiz of borrel.
Nieuwe collega’s weten na het gebruik van de onboardingstool precies wat er van hen verwacht wordt en krijgen een warm welkom. Zo bespaar jij tijd: je zet praktische zaken en je bedrijfscultuur eenmalig in de Onboarding app van Loket.nl, onze partner in HR- en salarisadministratie. Daarna worden deze zaken automatisch bij nieuwe medewerkers meegenomen en hoef jij het niet opnieuw uit te leggen.