Je wil je medewerkers goed belonen en tevreden houden. Maar salarisadministratie kan een complexe en tijdrovende klus zijn. Door slim om te gaan met je salarisadministratie kun je maandelijks tijd en geld besparen. Met deze tips regel je het als ondernemer snel zelf. Of je kunt natuurlijk je salarisprofessional voor je aan het werk zetten.
Tip 1: Maak gebruik van de vrije ruimte (WKR) om personeelsfeestjes te vergoeden
Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2024 mag je tot een loonsom van €400.000 1,92% en over het meerdere van de loonsom 1,18% van je totale loonsom onbelast vergoeden, ook wel de vrije ruimte genoemd. Vergoed je meer dan het bedrag van de vrije ruimte? Dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% belasting over het resterende bedrag. Meer over de WKR en andere vrijstellingen die het mogelijk maken om personeelskosten onbelast te vergoeden, lees je hier.
Tip 2: Verhaal 50% van de WGA-premie op je werknemer
De Werkhervattingskas (Whk) spekt het potje waaruit de arbeidsongeschikten door de overheid worden betaald. De premies bestaan uit twee componenten:
- De ZW-flex: De Ziektewet-flex is een premie die werkgevers betalen voor de Ziektewetuitkeringen van werknemers met een flexibel dienstverband
- De WGA-premie: (Werkhervattingsregeling Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) is een premie die werkgevers betalen om de uitkeringen en re-integratiekosten te dekken voor werknemers die gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn geworden
Het percentage aan WGA-premie voor jouw bedrijf vind je terug op de beschikking die je ontvangt van de Belastingdienst. Maximaal 50% daarvan mag je je werknemers zelf laten betalen. Het scheelt misschien een paar euro per medewerker per maand, maar kan aardig oplopen als je je personeelsbestand snel ziet toenemen. Op het salarisstrookje van je medewerkers verschijnt dan een bedrag dat op het loon wordt ingehouden, onder de vermelding premie WGA-Whk.
Tip 3: Zet je vakantiereserveringen maandelijks op een andere rekening
Via je salarisadministratie ontvang je maandelijks een werkgeversjournaal. Daar staat onder andere een post ‘reserveringen vakantietoeslag’ vermeld. Zorg dat je dit bedrag elke maand opzijzet op je bankrekening. Anders kom je in mei in de problemen met je cashflow. Je mag dit ook maandelijks uitbetalen aan je mensen in plaats van één keer per jaar. Het voordeel is dat je een realistischer beeld hebt van je werkgeverskosten per maand en dat je in mei niet opeens een gat in je liquide middelen slaat. Het nadeel is dat je niets meer achter de hand hebt om eventuele kosten die je medewerker maakt te verhalen. Natuurlijk ga je daar niet vanuit, maar in conflictsituaties of ontslag op staande voet kan het handig zijn om het vakantiegeld nog te moeten uitkeren. Lees meer over vakantiegeld.
Bonustip: Automatiseer je salarisadministratie
CoPilot biedt werkgevers een softwarepakket voor het automatisch verlonen van je medewerkers. Je laat medewerkers declaraties indienen en voegt maandelijks alleen zelf mutaties toe als het nodig is. Je stelt in op welke dag van de maand de digitale loonstroken automatisch moeten worden verstuurd. Daarna staan de SEPA-bestanden voor de loonaangifte en de salarissen voor je klaar. Of je betaalt de loonaangifte rechtstreeks middels Loket.nl, via iDEAL! Lees meer over salarisadministratie uitbesteden.
Tip 4: Neem een 56-plusser aan en krijg korting op de loonkosten
Wanneer je iemand aanneemt uit een doelgroep die over het algemeen lastig aan een baan komt, geeft het UWV je een korting op de loonkosten. Denk aan oudere werknemers, maar ook mensen met een arbeidsbeperking. Als werkgever ontvang je kortingen op de sociale verzekeringspremies voor deze werknemers. En dat kan zelfs oplopen tot 6.000 euro per persoon per jaar. Het LKV geldt voor maximaal 2 jaar. Je hebt hier een doelgroepverklaring voor nodig van die medewerker, die hij of zij kan ophalen bij het UWV. Dit moet binnen drie maanden na de eerste werkdag gebeuren. Daarna vervalt namelijk het recht van je medewerker op deze doelgroepverklaring. De korting wordt bepaald door het UWV en uitgekeerd door de Belastingdienst.
Vanaf 2025 is het LKV oudere werknemer nog maximaal 2.600 euro en vanaf 2026 wordt het LKV oudere werknemer afgeschaft. Op de website van het UWV ontdek je wat je moet doen om LKV aan te vragen.
Tip 5: Geef liever tijd voor tijd, dan dat je overuren betaalt
Maken je mensen meer uren dan in hun contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren, moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat komt opeens een stuk duurder uit dan je had bedacht. Indien je je medewerker het minimumloon betaalt, moet je opletten met het geven van tijd-voor-tijd. Je loopt namelijk het risico dat het uurloon onder het minimumloon uitkomt, wanneer de werknemer de gemaakte overuren niet in diezelfde maand opneemt. Lees meer over de wetten en regels bij overwerken.
