Nieuwe medewerker? Deze checklist garandeert een vliegende start!

Heb jij net een nieuwe medewerker aangenomen, of zit je nog in het onderhandelingsproces? Dan is het goed om alvast na te denken over de start van jouw nieuwe medewerker. Een vlotte start legt namelijk de basis voor succes op de lange termijn. Naast een doordachte onboarding, mogen praktische zaken zoals laptops, agenda’s en een warm welkom niet worden vergeten. In dit artikel delen we een handige checklist om nieuwe teamleden optimaal te verwelkomen en zorg je ervoor dat er geen enkel detail over het hoofd wordt gezien. 

Gestructureerde onboarding

Een gestructureerde onboarding legt de basis voor een succesvolle samenwerking. Maar wat is een onboarding nou precies? Het is meer dan alleen een kennismaking met de organisatie. Het omvat duidelijke introducties over de bedrijfscultuur- en doelen. Nieuwe medewerkers worden begeleid om alvast te wennen aan hun nieuwe baan. Tijdens dit proces staat de organisatiecultuur, de visie, missie en het leren kennen van collega’s centraal. 

Voorbeeld checklist nieuwe medewerker

Met een nieuwe medewerker aan boord, razen er vaak vragen door je heen. Waar moet je beginnen, en wat mag je vooral niet vergeten? 

Deze handige stappen verzekeren een vlotte start, zonder belangrijke zaken over het hoofd te zien. 

1. Opstellen van het contract

Om te beginnen is het belangrijk om een helder en volledig arbeidscontract op te stellen. Hierin vind je onder andere de functieomschrijving, het salaris, werktijden en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden. Nadat deze door beide partijen is ondertekend, is het officieel dat jouw nieuwe medewerker van start gaat. 

2. Aanmelden nieuwe medewerker

Naast het opstellen van een contract, heb je als werkgever nog meer belangrijke zaken die je niet mag vergeten. Zo ben je verplicht om je medewerker vóór de eerste werkdag te identificeren. Wanneer je voor het eerst personeel in dienst neemt, is het belangrijk je aan te melden bij de Belastingdienst. Verder is het regelen van de verzekering, loonadministratie, veiligheid en de VOG van belang. Deze zaken leggen de basis voor een succesvolle en wettelijke samenwerking. 

3. Voorbereiden op de eerste dag

Nadat alle formaliteiten zijn afgerond, is het van belang om de nieuwe medewerker goed te informeren over de eerste werkdag. Als er enige tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag zit, is het goed om één week van tevoren contact met elkaar op te nemen. Hiermee geef je de nieuwe medewerker de kans om zich alvast vertrouwd te voelen en deel je nuttige informatie over de eerste dag. Je kunt bijvoorbeeld een welkomstpakket voor je nieuwe medewerker voorbereiden. Stuur hem of haar alvast een agenda, notitieboek en een persoonlijk kaartje of bloemetje op. Licht ook je andere collega’s in, dat er een nieuwe medewerker is aangenomen en binnenkort start.  

4. Verwelkomen nieuwe medewerker

De eerste dag is aangebroken, welkom nieuwe collega! Maar hoe verwelkom je nou het beste jouw nieuwe collega? Een warm welkom staat deze dag centraal. Begin daarom met een rondleiding en stel collega’s voor. Vul deze dag met kennismakingsgesprekken, introductie over het bedrijf en overhandig spullen als bijvoorbeeld een zakelijke telefoon of laptop. Wil je een extra speciale ontvangst regelen? Leg dan een kaartje of een doosje chocolade neer. Dit kleine gebaar laat zien dat je de nieuwe medewerker waardeert. 

5. Een maand later

Een maand later, is het tijd om de proefperiode te bespreken. Vraag hoe de nieuwe medewerker zich voelt en of er nog vragen zijn. Dit toont betrokkenheid en biedt de gelegenheid om eventuele zorgen of verbeterpunten met elkaar te bespreken. Dit is ook het moment om feedback van elkaar te ontvangen. Wat kan er beter, en wat gaat er juist al heel erg goed? Benoem dit soort punten, want op deze manier voelt jouw werknemer zich serieus genomen. 

Houd collega's langer aan boord

Het liefst hou jij je collega’s natuurlijk zo lang mogelijk aan boord. Een goed doordacht onboardingprogramma is hiervan de basis. Ben je op zoek naar de belangrijkste stappen tijdens een succesvolle onboarding? 

Start nu je eigen omgeving.